Empezemos a registrar y compartir nuestras experiencias utilizando el correo electrónico como estrategia de comunicación con usuarios

Estimados,

Abro este tema de conversación para poder compartir nuestras experiencias en nuestro sistema de salud utilizando el correo electrónico como estrategia de comunicación con los usuarios en Chile. El propósito de este post es que construyamos un espacio de enseñanza y aprendizaje sobre intervenciones de comunicación asincrónico, específicamente correo electrónico, a la hora de proporcionar servicios de salud a distancia.

Desde nuestros lugares de acción, intervención o de trabajo, me parece importante que, al momento de escribir nuestras experiencias, incluyamos:

  1. Breve contexto de la intervención (relativo al diseño)
  2. Facilitadores y barreras que identificamos en el proceso de desarrollo e implementación
  3. Aprendizajes y desafíos que surgieron en este proceso de desarrollo e implementación

Espero poder compartirles a la brevedad lo que nosotros hemos aprendido, aún nos encontramos ideando esta estrategia.

Saludos a todos,
Irina Betti Cortés
Investigadora Unidad Telesalud Ancora UC
Estudiante Magíster Psicología de la Salud

Antes de comenzar a hablar sobre nuestras experiencias del uso del correo electrónico para comunicarnos con pacientes, deberíamos conversar de la seguridad del Correo Electrónico para comunicarnos con pacientes.

La pandemia generó muchas cosas buenas en Salud Digital, pero también aceleró la implementación de formas de comunicación poco seguras entre profesionales de la salud y pacientes.

Ni el correo electrónico ni el WhatsApp son medios ideales para tener comunicación con pacientes donde se transmita información sensible (o sea, cualquier información de salud -diagnósticos, fármacos, resultados, certificados…-)

Un sistema seguro de comunicación de información sensible debe:

  • Tener controles de acceso
  • Controles de auditoría
  • Controles de integridad
  • Autenticación de la identidad, tanto del profesional de la salud como del paciente
  • Cifrado (AES) 128, 192 o 256

Voy a poner un ejemplo mío para que vean el problema que tiene intercambiar información clínica por correo electrónico.

Desde hace 3 años recibo correos en italiano de un tal Alessandro Mauro que vive en la región de Piamonte. Lo más probable, es que mi tocayo italiano tiene un GMAIL parecido al mío y, en algunos lugares lo registran erróneamente y me llegan sus correos a mí. Hoy sé que Alessandro el mes pasado tuvo una PCR Covid negativa y varios exámenes de laboratorio alterados. No voy a contar las otras cosas que sé de Alessandro porque no es la idea, sino simplemente presentar aquí, uno de los problemas del uso del correo electrónico para enviar información sensible.

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Es una realidad que la fiabilidad de las direcciones de correo electrónico tienen su complejidad, estas cambian fácilmente, es difícil verificar su origen e identidad de cada interlocutor. Por esto, creo que es importante se se desarrollen estrategias de seguridad y control tal como las que mencionas.

Si nos centremos en compartir experiencias de correo electrónico de entrada, creo que podemos utilizar el correo electrónico para:

  1. Comprobantes y coordinación de citación (presencial o remota sincrónica)
  2. Entrega de información global
  3. Entrega de respuestas institucionales a usuarios

Sin embargo, no podemos obviar que las estrategias de correo electrónico son una necesidad real para los usuarios y proveedores en seguimiento de enfermedades y tratamiento, comunicación sobre resultados de exámenes, promoción y educación en salud, entre otros. Para esto, creo que es importante que se utilice el correo electrónico con usuarios ya conocidos, donde ya exista una relación entre proveedor-usuario previa y presencial para sortear alguno de los problemas y desafíos que hemos identificado.

Por otro lado, quisiera mencionar algunas recomendaciones que he recopilado para una utilización adecuada de correo electrónico de entrada en salud:

  • Llegar a un acuerdo con los usuarios en cuanto al uso que se realizará del correo, de la mejor forma y condiciones. Esto a través de ofrecer a los usuarios información sobre el uso adecuado del correo electrónico y acordar las circunstancias en las que debe utilizarse.
  • Acordar los tiempos de espera en la respuesta a los mensajes.
  • Confirmar recepción y apertura del mensaje (en lo posible configurar el programa de correo con notificación de recepción de mensajes).
  • Registrar la información entregada a través de correos electrónicos en la ficha clínica del usuario.
  • El correo no debe utilizarse para situaciones urgentes.
  • Situar asunto del mensaje un título indicativo de la categoría del contenido y centrar el contenido al tema concreto del mensaje.
  • Informar que los datos facilitados por correo serán tratados con confidencialidad.
  • Recomendar utilizar siempre la misma cuenta de correo para la comunicación con proveedor y promover que informe sobre la actualización de sus datos de contacto (esto en relación a la responsabilidad que tiene el mismo usuario sobre el propio cuidado de su salud)
  • Acordar qué hacer en caso de que el proveedor se encuentre ausente.
  • Asegurar la identidad del usuario mediante la petición del nombre completo, fecha de nacimiento y datos de contacto de forma clara, o bien, con un código de verificación individual facilitado a los usuarios.

Quedo atenta a sus aprendizajes!

Referencias

  • Girdhari, R., Krueger, P., Wang, R., Meaney, C., Domb, S., Larsen, D., & Kiran, T. (2021). Electronic communication between family physicians and patients: Findings from a multisite survey of academic family physicians in Ontario. Canadian Family Physician Medecin de Famille Canadien, 67(1), 39–46. https://doi.org/10.46747/cfp.670139

  • González García, E., Hidalgo Benito, A., García Ramón, E., Hernández Carrasco, M., & García Álvarez, I. (2017). Implantación de una consulta de correo electrónico en atención primaria: uso del servicio y perfil de pacientes tras los tres primeros años. Medicina General y de Familia, 6(3), 111–115. https://doi.org/10.24038/mgyf.2017.029

  • Jhala, M., & Menon, R. (2021). Examining the impact of an asynchronous communication platform versus existing communication methods: An observational study. BMJ Innovations, 7(1), 68–74. https://doi.org/10.1136/bmjinnov-2019-000409

  • Mayer Pujadas, M., & Leis Machín, A. (2006). E-mail in the doctor-patient relationship: Use and general recommendations. Atencion Primaria, 37(7), 413–417. https://doi.org/10.1157/13087384

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Creo que la conversación podría enfocarse al “contacto electrónico”, que es una forma de telemedicina muy útil pero aún poco explotada en salud. Ver “consulta electrónica” en los Fundamentos para los lineamientos para la telemedicina y telesalud en Chile

El contacto electrónico funciona muy bien en la etapa de cuidado permanente y seguimiento de crónicos que es cuando el paciente no está urgido por un tema de salud en particular. Las comunicaciones en esta etapa deben centrarse en la ASINCRONÍA.

Con los contactos asincrónicos, los pacientes pueden ir respondiendo cuestionarios y resolviendo necesidades de forma autónoma (con algoritmos o flujos que se siguen), lo mismo los profesionales.

La comunicación asincrónica nos permite también enviarle información preventiva que necesitamos que los pacientes cumplan y registrar si cumplió o no. Con la ASINCRONÍA se logran acciones preventivas de largo alcance masivas.

Encontré muy interesante el artículo enviado

Jhala, M., & Menon, R. (2021). Examining the impact of an asynchronous communication platform versus existing communication methods: An observational study. BMJ Innovations, 7(1), 68–74. https://doi.org/10.1136/bmjinnov-2019-000409

En esa institución no utilizan el CORREO ELECTRÓNICO para la comunicación electrónica con los pacientes, sino mensajería segura utilizando una aplicación llamada Medic Bleep.

Otras razones por las que no se recomienda el uso del CORREO ELECTRÓNICO para la comunicación de información sensible es:

  • El correo electrónico puede rebotar por temas de espacio y problemas de recepción (bounce)
  • El correo electrónico no tiene un mecanismo confiable de auditoría de “información leída” (se puede bloquear en el remitente que no informe que leyó la comunicación)
  • El correo electrónico no viene cifrado por defecto. La información se puede reenviar fácilmente perdiéndose control de la confidencialidad
  • El correo electrónico es de difícil gobierno para casos de negocio como:
    • El profesional está de vacaciones y recibe un correo de un paciente que requiere feedback. Utilizar la función de “ausente por vacaciones” es muy limitado para esto
    • Los profesionales de la salud suelen tener sus correos electrónicos con cientos de mensajes y el profesional puede omitir un mensaje que requería su atención porque cayó en la carpeta de SPAM o porque simplemente no lo vio. Los mensajes en el correo electrónico no vienen con una etiqueta que permita filtrarlos, como mensajes de mis pacientes
    • El no contar con sistemas de auditoría de mensaje leído (tanto para pacientes como para médicos) hace muy difícil lograr gestionar “casos sin respuesta”

Por todas estas limitaciones, es que desde hace años se promueve el uso de Mensajería Segura para la comunicación de información en salud. Para lograr una Mensajería Segura se requiere que tanto el profesional como el paciente utilicen un software de salud en común. La mayoría de las veces ese software es el Portal para Pacientes de la Institución.

También tienen problemas el uso de otras plataformas no creadas para salud. Pueden revisar este artículo Uso de whatsapp para una Teleconsulta - nº 2 por alemauro

La pandemia nos forzó a tomar acciones no seguras con los pacientes, como la implementación de CORREO ELECTRÓNICO o WHATSAPP. Es momento que las instituciones aceleren la conversión digital implementando las herramientas idóneas para cumplir el Primero que nada no dañar.

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Estimados:
Creo que en un contexto donde estamos sobrecargados en lo digital (todos tenemos un smartphone que nos permite recibir correos, algunos tenemos algún smartwatch que se conecta al celular), es importante dejar claro hasta qué hora se aceptarán correos, cuánto tiempo es esperable no contestar (solo revisarlo en las horas de trabajo, por ejemplo), etc. ¿Que hacemos como profesionales para cuidar nuestro espacio también?